受発注システムの選び方。EDI・Web発注・注文書の読み取りを比較

受発注システムは、取引先に入力方法を変えてもらうか、届いた注文を自社側で変換するかで選び方が変わります。

この記事では、EDI・Web発注・注文書の読み取りと変換の違い、導入前に確認したい5つの項目を解説します。

受発注システムは、何を変える仕組みか

受発注システムには、注文を送る側が入力する画面を変えるものと、受け取る側が注文データを整えるものがあります。どちらも受発注をデジタル化できますが、取引先にお願いする作業と、自社に残る作業が異なります。

たとえば、取引先が専用画面に商品や数量を入力する方式なら、受け取る側の入力は減らせます。一方、紙やFAXで届いた注文を画像として読み取るだけでは、品番の読み替えや基幹システムへの登録が残ることがあります。

EDI・Web発注・注文書の読み取りは、どう違うか

方式を比べるときは、注文を送る取引先の作業と、届いたデータを自社の業務で使うまでの作業を分けて考えます。

• EDI。取引先と決めた形式で注文データをやり取りします。取引先とデータ形式をそろえられる場合に向きます。接続方法や項目を調整し、取引先にも利用を始めてもらう必要があります
• Web発注。取引先がWeb画面から注文を入力します。入力画面と商品情報をまとめられますが、取引先にアカウントや操作方法を案内し、利用を定着させる作業が要ります
• AI-OCRなどの読み取り。紙やFAXの注文書をデータとして読み取ります。取引先に今の送り方を続けてもらいやすい一方、読み取った後の品番・単位の変換や、基幹システムへの登録方法を別に考える必要があります
• 読み取り後の変換・基幹連携。注文書から読み取った内容を、品番や単位などのルールに合わせて整理し、基幹システムが取り込める形にします。取引先への変更依頼を減らせますが、取引先ごとのルールを確認して変換方法を設計します

どの方式が適しているかは、取引先の数や関係、注文の形式、既存の基幹システムによって異なります。取引先が限られていて共通の入力方法に合意できるならEDIやWeb発注が候補になります。取引先が多く、送り方を変えてもらいにくい場合は、届いた注文を自社側で変換する方法も比べます。

導入前に、何を確認すればよいか

製品の機能や読み取り精度だけで決めず、次の5項目を確認します。

1. どの取引先・注文形式から始めるか

取引先ごとに、紙・FAX・メール・EDIのどれで注文が届くかを整理します。最初からすべてを対象にすると、例外の確認に時間がかかります。注文の量や入力の手間が大きい形式から始め、対象を広げる方法もあります。

2. 読み取った後の品番・単位をどうそろえるか

取引先が使う品番や商品名、数量の単位が、自社の基幹システムのマスタと一致するとは限りません。たとえば、相手の「1箱」が自社では「10個」として登録されるなら、読み取りに加えて換算ルールを持つ必要があります。

3. 判断に迷う注文を誰が確認するか

注文内容がかすれている、商品マスタに該当する品番がない、納期が通常と異なるなど、機械だけでは確定しにくい注文があります。どの条件で人の確認に回すか、確認後に誰が登録するかを決めます。

4. 基幹システムへ、どの形式で登録するか

基幹システムが受け取れるファイル形式や、必要な項目を確認します。読み取り結果をCSVで出すだけで足りるのか、既存の画面やデータ連携を使うのかによって、必要な接続作業が変わります。

5. 取引先や帳票が変わったとき、誰が直すか

注文書の様式変更や取引先の追加があると、読み取り位置や変換ルールの見直しが必要になります。導入時の設定だけでなく、変更を誰が受け付け、テストし、本番に反映するかまで確認します。

受発注システムの比較では、どこを見ればよいか

見積もりを比べるときは、初期費用や読み取り精度に加えて、注文が届いてから基幹システムへ登録されるまでの流れを確認します。「読み取れます」という説明だけでは、読み取った値をどのように確定し、既存システムへ登録するのかが分からないためです。

各社には、実際の注文書を使って、読み取り・品番や単位の変換・確認が必要な注文の扱い・基幹システムへの登録までを説明してもらいます。取引先の操作が変わる場合は、その案内や移行を誰が担当するのかも聞きます。

取引先が使ってくれず、受発注DXが進みにくい理由は、受発注業務のDXが進みにくい理由でも解説しています。取引先への変更依頼を抑えながら、注文の受信から基幹連携まで整理したい場合は、マルゴト受発注DXの支援内容もご覧ください。

まとめ

1. 取引先に入力方法を変えてもらうか、自社側で注文を変換するかを整理しましょう。
   EDI・Web発注・読み取り後の変換では、取引先と自社に残る作業が異なります。
2. 注文形式・品番や単位の読み替え・人の確認範囲を洗い出しましょう。
   読み取った後に残る作業まで把握します。
3. 基幹システムへ登録する方法と、様式変更時の担当を決めましょう。
   導入後の運用まで見積もりに含まれているか確認できます。
4. 実際の注文書を使い、受信から登録までを候補ごとに説明してもらいましょう。
   機能名や精度だけでなく、現場での作業の変化を比べられます。

受発注システムは、注文を読み取る機能だけでなく、注文を業務で使えるデータに整える工程まで含めて選びます。